Situato nel cuore di Tallinn, il Nordic Hotel Forum vanta 258 camere, due ristoranti, un centro benessere e un centro conferenze, affermandosi come esempio guida dell'ospitalità moderna in Estonia. Con un forte impegno verso la sostenibilità e la volontà di offrire esperienze eccezionali agli ospiti, l'hotel ha subito una completa ristrutturazione durante la pandemia di Covid e i periodi di lockdown, aggiornando i propri sistemi per integrare tecnologie all'avanguardia nelle sue operazioni.
Lo studio di caso è stato condotto e filmato in collaborazione con Ruckus Networks, HotelBuddy, Pro IT e Nordic Hotel Forum.
"Negli ultimi anni, abbiamo affrontato numerose sfide che ci hanno spinto a esplorare soluzioni tecnologiche per migliorare le nostre operazioni quotidiane. Eravamo particolarmente interessati a integrare tecnologie contactless nel nostro hotel," afferma Feliks Mägus, CEO e proprietario del Nordic Hotel Forum.
Al centro della trasformazione dell'esperienza degli ospiti al Nordic Hotel Forum c'è stata l'implementazione di HotelBuddy, una soluzione digitale completa per il percorso degli ospiti, basata su una piattaforma web che permette loro di gestire tutto, dal check-in al check-out, direttamente dal proprio smartphone, senza dover interagire con il personale dell'hotel.
Il Nordic Hotel Forum è stato uno dei primi hotel ad adottare l'intera soluzione HotelBuddy. Dalla sua implementazione alla fine del 2021, il tasso di utilizzo è cresciuto costantemente, accompagnato da recensioni positive su piattaforme come TripAdvisor e Booking.com, posizionando il Nordic Hotel Forum come un hotel innovativo e all'avanguardia nella tecnologia a Tallinn.
Come si svolge il percorso ospite digitalizzato?
Grazie all'integrazione bidirezionale con Fidelio, il gestionale utilizzato dall'Hotel Nordic Forum, HotelBuddy può inviare agli ospiti un link sicuro via email e SMS, invitandoli a effettuare il check-in online. Gli ospiti possono inserire i propri dati personali, eseguire un upgrade della camera, prenotare servizi aggiuntivi e, in caso di domande, comunicare tramite chat con la reception dell'hotel prima dell'arrivo. Una volta completato il check-in online e quando la camera è pronta il giorno dell'arrivo, gli ospiti ricevono una notifica sul loro telefono con il numero della camera. Con tutte le formalità già completate, possono recarsi direttamente in camera e aprire la porta con la chiave mobile tramite la web-app HotelBuddy, accessibile dal browser del loro smartphone.
"La piattaforma HotelBuddy offre una soluzione digitale completa per il percorso degli ospiti, con un componente hardware che può essere installato su qualsiasi serratura elettronica, indipendentemente dal produttore. Questo consente agli ospiti di godere di un'esperienza senza interruzioni, dal check-in al check-out, senza la necessità di interagire con il personale dell'hotel," spiega Hannes Mulla, fondatore di HotelBuddy e ProIT.
Le statistiche rivelano che, al Nordic Hotel Forum, circa la metà degli ospiti sceglie di effettuare il check-in online. Lo scorso mese, ad esempio, nell'aprile 2024, il 46% degli ospiti ha compilato il modulo di registrazione online, il 14% ha attivato la chiave mobile e il 12% ha effettuato il check-out dal proprio dispositivo mobile.
Prerequisiti per il funzionamento
HotelBuddy ha sviluppato moduli IoT unici, facilmente installabili in qualsiasi serratura elettronica. Il secondo componente essenziale: una rete Wi-Fi IoT-compatibile e affidabile.
Hannes Mulla, con oltre vent'anni di esperienza nella fornitura di soluzioni chiavi in mano per hotel tramite la sua azienda informatica PRO IT con sede in Estonia, prima di fondare HotelBuddy, spiega: "Dopo aver esplorato diverse soluzioni, abbiamo scoperto che solo RUCKUS offre l'infrastruttura di rete necessaria per supportare la soluzione self-service HotelBuddy, completamente basata sul web, in un ambiente sicuro e affidabile. In qualità di unico RUCKUS Elite Partner nei Paesi Baltici, siamo stati in grado di implementare una soluzione Ruckus Full Stack al Nordic Hotel Forum, offrendo una tecnologia all'avanguardia che eleva sia l'esperienza degli ospiti che le operazioni dell'hotel."
Approfondiamo l'aspetto tecnico
Grazie ai moduli per serrature di HotelBuddy, ogni serratura connessa trasmette e riceve dati tramite un access point (AP) RUCKUS abilitato per l'IoT, che a sua volta è collegato al controller IoT di RUCKUS. Questi moduli IoT sono dispositivi radio o radio-sensore che si connettono a un AP compatibile con l'IoT di RUCKUS, abilitando la connettività degli endpoint basata su standard come Bluetooth Low Energy (BLE), ZigBee e LoRa2314.
Per migliorare l'intrattenimento in camera e soddisfare gli ospiti che desiderano accedere ai propri contenuti personali tramite il televisore dell'hotel senza dover affrontare accoppiamenti e login scomodi, il Nordic Hotel Forum utilizza la soluzione di casting all'avanguardia di HotelBuddy, che consente agli ospiti di trasmettere i propri contenuti preferiti in modo semplice e sicuro.
Questo è possibile grazie alla tecnologia brevettata Dynamic PSK™ (pre-shared keys) (DPSK) di RUCKUS. DPSK aumenta la sicurezza della rete assegnando chiavi di crittografia uniche a ogni utente o dispositivo, eliminando il rischio di accessi non autorizzati, comune con le PSK condivise. Questo significa che gli ospiti possono godersi i propri contenuti personali in totale sicurezza, senza preoccuparsi di potenziali violazioni. Inoltre, la tecnologia DPSK semplifica il processo di connessione, permettendo agli ospiti di collegarsi facilmente alla propria rete tramite una password Wi-Fi unica che ottengono direttamente dalla dashboard dell'app.
Un potente strumento di marketing
Kaidi Krimm, Marketing Manager del Nordic Hotel Forum, afferma: “La tecnologia alberghiera all'avanguardia, se implementata in modo intelligente, è un potente strumento di marketing. L'attenzione di HotelBuddy sulla facilità contactless e il self-service evidenzia l'approccio moderno e incentrato sull'ospite. Sebbene alcuni temano che la tecnologia possa creare un servizio clienti distaccato e impersonale, HotelBuddy in realtà consente alle aziende di servire i clienti a un livello più profondo, personalizzando i messaggi di marketing, automatizzando compiti noiosi e offrendo modi più efficienti per soddisfare le esigenze dei clienti.”
“La tecnologia alberghiera moderna ottimizza l’esperienza degli ospiti e sblocca dati preziosi, rendendo il marketing per l'hotel più semplice ed efficace,” aggiunge Kaidi Krimm. “Gli ambienti self-service che permettono agli ospiti di personalizzare le loro preferenze creano un soggiorno fluido e confortevole. Questo si traduce in ospiti soddisfatti, più propensi a lasciare recensioni positive, a raccomandare l’hotel ad altri e a tornare. Le recensioni online positive sono una miniera d’oro per attrarre nuovi ospiti. Inoltre, i dati raccolti attraverso la tecnologia possono essere utilizzati per personalizzare le campagne di email marketing, evidenziando servizi o comfort rilevanti per le preferenze specifiche degli ospiti.”
“Grazie alla digitalizzazione delle operazioni aziendali, l'hotel trae beneficio da più angolazioni: HotelBuddy riduce notevolmente il carico amministrativo del personale di reception, liberando tempo per offrire un servizio clienti più personalizzato e attento. Upgrade delle camere e servizi aggiuntivi possono essere proposti a ogni ospite, poiché la tecnologia fornisce lo stesso livello di servizio in modo costante. Allo stesso tempo, il passaggio dalla documentazione cartacea a una piattaforma digitale rafforza i principi di sostenibilità del Nordic Hotel Forum, che punta a ridurre l’uso della carta e della plastica,” afferma Hannes Mulla.
Feliks Mägus conclude: "Con Ruckus Networks e la soluzione Hotelbuddy possiamo rendere felici i nostri ospiti, che è la cosa più importante!"